BUDSJETT & REGNSKAP

For å kunne drive en bedrift på en sunn og bærekraftig måte trenger man noen verktøy. Et av de viktigste verktøyene som må ligge i bunn er et godt budsjett og styre etter. Dernest må du bruke bedriftens regnskap aktivt for å kontrollere at du styrer i riktig retning.

Budsjett for virksomheten

Viktig å tenke på når du setter opp et budsjett

Hva oppnår man med et godt forberedt budsjett og hvilke problemer kan man unngå?

Vi er nå inn i en periode hvor de fleste selskaper holder på med budsjettarbeid for neste år. Noen jobber med å danne seg et bilde av hvordan inntektsutviklingen vil være fremover, mens andre konsentrer seg mest om kostnadsbildet. Hvilke analyser kan gjøres for å danne et best mulig grunnlag? Hvor lang tid skal du egentlig bruke på å sette opp budsjettet?

Er budsjettet bedriftens GPS?

Budsjettet er et av de viktigste økonomiske styringsverktøyene du har for din bedrift. Arbeid med neste års budsjett og de vurderingene som gjøres nå, er viktig for å kunne være i forkant. Budsjett og prognoser skal bidra til å styre bedriften i riktig retning – mot økt lønnsomhet og god likviditet. Det er avgjørende å ha oversikt over bedriftens fremtidige økonomiske situasjon, for å kunne justere eller sette i gang tiltak som optimaliserer effektiv og inntektsbringende drift.

Har vi periodisert budsjettet slik at forutsetningene for neste år blir mest mulig korrekt? Er det usikkerhet rundt inntektsbasen? Hvilke driftsinntekter kan forventes fra egne ressurser eller utviklingen i bransjen/markedet? Er det mulig å sette i verk tiltak som kan redusere kostnader? Gjenspeiler lønnskostnadene aktiviteten i selskapet og generell lønnsutvikling i samfunnet? Når du stiller deg selv disse spørsmålene, får du også gått igjennom ulike senario, slik at du kan legge en retning for neste år. Et budsjett er ikke fasiten, så det å kunne utføre effektive avviksanalyser og prognostisere underveis er en del av jobben.

Planleggingsprosessen

En vesentlig del av planleggingsprosessen består av å sette konkrete og operasjonelle mål og planer for selskapets aktiviteter.  Har du oversikt over de planlagte aktivitetene fremover? Har du tatt hensyn til kommende investeringer, nye låneopptak eller eventuell ny egenkapital? Dersom likviditeten i selskapet er anstrengt må en se på mulighet for kortere kredittid til kunder, avdragsutsettelser eller utsette planlagte investeringer.

Involver alle medarbeidere og ledere i prosessen, slik de arbeider mot samme mål i selskapet. Vær kritisk til tidligere budsjett og ikke la prosessen bare bli en fortsettelse av tidligere år. Da kan det være vanskelig å oppfatte endringer i trender og bli opphengt i gamle data.

Kortsiktig eller langsiktig strategi?

Noen ganger vil det være riktig å tenke langsiktig for å få et bedre helhetsbilde av virksomheten. Kanskje vil det være lurt å sette opp budsjetter som gjelder for mer enn 12 måneder av gangen. Kanskje legge en strategi for de neste 2 årene? I andre tilfeller hvor bedrifter opplever voldsom vekst vil det være smartere å tenke kortsiktig. Det vil kanskje være mer fornuftig å jobbe med prognoser for kortere tidsrom, terminvis, kvartalsvis eller halvårlig? Kanskje er det mer fornuftig å jobbe med et rent kostnadsbudsjett?

Hva bør man unngå?

Pass på at ikke budsjettprosessen blir altoppslukende. Et budsjett er ikke en krystallkule, men en forventning av hvilke inntekter og kostnader som kommer. Detaljeringsnivået må ikke bli for høy, slik at prosessen blir for kompleks. Involver og deleger ansvar til enkeltpersoner og avdelinger, da vet alle hva som er forventet av en selv og andre. Vær kritisk til tidligere budsjett og ikke la prosessen bare bli en fortsettelse av tidligere år.

Et økonomisystem skal være et godt verktøy

Et økonomisystem bør ha gode verktøy for å forenkle budsjettprosessen. Vi jobber med det skybaserte økonomisystemet Visma eAccounting og Visma Økonomioversikt og har svært gode spørremuligheter mot budsjett. Du vil hele tiden ha tilgang til budsjett og prognoser via nett, både på pc, mobil eller nettbrett.  Dette gjør hverdagen enklere både for deg og dine ansatte, fordi du vil kunne følge med på bedriftens økonomiske situasjon til enhver tid.

Prisene varierer etter omfang og varighet. Ta kontakt mail

Ta kontakt for en uforpliktende vurdering av din forespørsel.

Bruk regnskapstallene

Bruker du regnskapstallene?

Regnskapstallene gir deg mye nyttig informasjon om selskaps drift. Les hva jeg mener du bør ha kontroll på for å øke lønnsomheten eller kunne avverge en negativ utvikling.

1. Er du avhengig av å kunne snu deg raskt og ta raske avgjørelser?
Da kan du ikke vente på månedsavslutningen før du ser resultatet, du må ha oppdaterte tall tilgjengelig til enhver tid.
2. Dekningsbidrag- Hva tjener du penger på?
Ved å ha en detaljert oversikt over dekningsbidraget, kan du se hvilken varer eller tjenester du tjener penger på. Og ikke minst hva som er minst lønnsomt. Ut i fra disse opplysningene kan du sette opp en kostnadsanalyse, som gir deg en pekepinn på hvilke kostnader som er for høye eller hvor høy inntekten bør være for å dekke inn kostnadene.
3. Hvordan ligger du an i forhold til budsjett? Kan du se trender?
Hvis det er store avvik mellom regnskapstallene og budsjett i løpet av året, er det viktig å se på årsaken til dette og gjøre tiltak fortløpende. Noen ganger er ikke oppsatt budsjettet for året reelt i hele perioden det gjelder for. Prognoser som har med seg faktorer som du ikke kjente til under budsjetteringen, må brukes aktivt hele året for å holde forventningene oppdatert. Dette er en god målestokk på om selskapet vil nå sine mål og tjene penger ved årets slutt.
4. Har du kontroll på varelageret?
Har du et oppdatert og integrert varelager kan du lett holde kontroll på hva du har på lager i forhold til innkjøp og utgåtte varer. Da kan du sikre at du ikke kjøper inn varer du allerede har og at du har beholdning nok i forhold til antatte bestillinger. God lagerstyring vil videre kunne føre til redusert behov for nedskrivinger i regnskapet.

Ved å ha god kontroll på varelageret samtidig som en har god kontroll på den daglige driften kan man benytte seg av historisk data for å forutse fremtidig etterspørsel. Slik kan man være «føre var», og gjøre innkjøp på tidspunkt med mer gunstige priser.

5. Når kan du forvente deg fortjeneste?
Det er ikke gitt at alle inntekter resulterer i fortjeneste for selskapet. For å sikre at man får dekket faste og variable kostnader knyttet til salg, kan man med en Break-even analyse beregne sikkerhetsmarginen. Ved å analysere ulike prisnivåer knyttet til ulike nivåer av etterspørsel, vil en slik analyse brukes for å avgjøre hvilket salgsnivå som er nødvendig for å dekke de totale faste kostnadene. En etterspørselsanalyse vil gi selger større innblikk i salgsmuligheter.
6. Hvordan ligger du an i forhold til dine konkurrenter?
For mange bedrifter er det en stor fordel å ha tilgang på bransjetall. Ved en bransjeanalyse eller «Benchmark» kan man sammenligne hvordan man selv ligger an i forhold til andre sammenlignbare selskaper eller de selskapene som gjør det godt i sin bransje. Her kan man se om man for eksempel har høyere varekostnad enn konkurrentene, som igjen gir grunnlag for forhandlinger og eventuelt bytte av leverandør.

I tillegg bør man følge med markedspris, slik at man ikke mister kunder eller taper inntekter på feilprising i markedet.

Trenger du hjelp?

Er du usikker på hvor du skal starte? Mangler du ressurser til å gjøre analysene selv? 

Ta kontakt så får du hjelp med å forstå hvilke tiltak som kan gjøres, samt utnyttelse av ressursene dine på best mulig måte.

Styr Likviditeten

God likviditetsstyring er avgjørende

Det å ha god styring med likviditeten er helt avgjørende for om bedriften din skal lykkes. Det finnes nok av eksempler på selskaper som har gått dukken på grunn av dårlig styring.

CASH IS KING – er et velkjent utsagn.  Det å kunne betale alle sine regninger innen forfall er vesentlig for å kunne opprettholde et godt forhold til sine kreditorer. Da unngår du også spekulasjoner om problemer i virksomheten din.

TIPS TIL BEDRE STYRING AV LIKVIDITETEN:

 

  • Lag et likviditetsbudsjett – sørg for å styre slik at du til enhver tid vet hva du skal betale i god tid før det forfaller til betaling.
  • Undersøk mulighet til å gjøre om faste kostnader til variable kostnader slik at de varierer med aktivitetsnivået/omsetningen i bedriften.
  • Send faktura straks jobben er avsluttet eller varene er sendt.
  • Del opp større fakturaer: Avtal en betalingsplan, og send a-konto fakturaer underveis. Etter at oppdraget er utført, sender du en avsluttende faktura.
  • Vurder å gi kvantumsrabatt hvis kunden betaler raskt.
  • Stram inn på betalingsfristene. Sender du digital faktura, mottar kunden den raskt, så kredittiden kan reduseres (for eksempel til 10 dager eller mindre).
  • Prioriter de viktigste kundene, og kutt kundeforhold som ikke gir deg inntekter.
  • Betal fakturaene innen forfallstiden og oppretthold et godt forhold til dine kreditorer.
  • Hvis du ser at du ikke greier å betale fakturaen. Ta kontakt med kreditor i god tid og forsøk å få avtale som senere betaling eller oppdeling i delbetalinger.

Trenger du hjelp til bedre styring av likviditeten?

Med flere års erfaring kan Bedriftsøkonomi AS bidra til en bedre oversikt.
Ta kontakt for et uforpliktende tilbud!